16:3004.03.15

Офис-менеджер. Особенности профессии

Офис-менеджер. Особенности профессии

В большинстве случаев должность офис-менеджера приравнивается к должности секретаря или администратора. На самом деле его этого специалиста гораздо шире. Прежде всего, менеджер – это управленец, и ему по долгу службы приходиться заниматься организаторской деятельностью. В основном это организация работы офиса и обеспечение её всем необходимым для нормальной и бесперебойной работы.

Остановимся на этих обязанностях поподробнее.

1.Управленческие обязанности:

  • планирование работы офиса;
  • распределение обязанностей, организация обучения, ознакомление с трудовым распорядком, правилами безопасности и обязанностями, персонала офиса – курьеров, секретарей, администраторов, а также контроль за их выполнением.

2.Контрольные обязанности, то есть проведение инвентаризации, ревизии, проверка ведения отчётности и т. д. Также офис-менеджер подготавливает или организует подготовку отчётов для руководства компании.

3.Административные обязанности – построение взаимоотношений между различными структурными подразделениями, «зонирование» офиса, контроль за документооборотом, приём и отправка корреспонденции, ведение деловой переписки, встреча посетителей и т. д.

4.Хозяйственные обязанности – составление заказов, закупка необходимой офисной техники, канцтоваров, контролирование доставки и установки, обеспечение взаимодействия с сервисными организациями, контроль за исправностью техники, при необходимости организация ремонта, списания или утилизации. Также офис-менеджер обеспечивает переговоры, совещания, презентации всем необходимым.

Кроме вышеперечисленных, обязанности офис-менеджеров в зависимости от мощности, специализации предприятия могут расширяться. Например, заполнение и сортировка бухгалтерских документов, табелей, подбор персонала, проведение собеседований и т. д.

Для выполнения всех этих функций офис-менеджер должен обладать определёнными знаниями и умениями.

  • Образование – желательно высшее экономическое. Приветствуются курсы повышение квалификации по специальности.
  • Претендент должен знать принципы, задачи работы офиса, быть знаком с офисной техникой.
  • Из личных качеств необходимы ответственность, организаторские способности, стрессоустойчивость, эрудиция, самоорганизованность, коммуникативность, способность быстро принимать решения.

Вакансии офис-менеджера на сайте Карьрист.рф

Поделиться: